Arrêts de travail et reprises
Arrêt maladie, maternité, paternité, reprise anticipée. Nous décrivons le circuit interne : réception du justificatif, information des bonnes personnes, transmission à celui qui déclare, suivi du retour attendu.
Conformité sociale : une méthode, une trame d'obligations, un calendrier
Vos obligations sociales ne tiennent pas dans une seule liste
Les obligations sociales d'un employeur ne tiennent pas dans une seule liste publique. Elles dépendent de votre effectif, de votre activité, de votre convention collective, de vos contrats collectifs de protection sociale et de vos évènements du mois. Si personne n'a la vue d'ensemble, chacun connaît une partie du sujet et les oublis se découvrent en cas de contrôle.
Cette mission apporte la méthode et la trame. Nous partons d'une liste type d'obligations, nous la complétons avec vous, nous la plaçons dans un calendrier et nous relions chaque ligne à une pièce justificative et à un responsable.
Cette trame est un document de travail, pas une attestation. Elle ne dit pas le droit applicable à votre cas : les lignes qui demandent l'interprétation d'un texte ou d'une clause conventionnelle y sont signalées comme telles, et restent à faire valider par un professionnel compétent, expert comptable ou avocat.
Périmètre de cette mission
FREEMAN RH PRO ne dépose aucune déclaration sociale, ne remplit aucune déclaration sociale nominative et n'établit aucune déclaration préalable à l'embauche pour votre compte. FREEMAN RH PRO n'établit pas non plus vos bulletins de paie. Ces actes relèvent du périmètre de l'expertise comptable, ordonnance du 19 septembre 1945.
FREEMAN RH PRO ne demande aucun mandat de déclaration et n'accède pas à vos comptes déclarants. La mission cartographie les obligations, construit le calendrier, prépare les pièces, installe les contrôles internes et outille vos équipes. Le dépôt reste l'acte de l'employeur ou du professionnel qu'il mandate pour cela.
La cartographie de vos obligations
Ce que dit le texte
Prenez l'embauche. L'embauche ne peut intervenir qu'après une déclaration nominative accomplie par l'employeur, adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l'embauche et impérativement avant la mise au travail effective du salarié.
Le texte désigne un débiteur unique de l'obligation : l'employeur. Le confier à un tiers ne l'éteint pas. Dans les métiers où un renfort est appelé la veille pour le lendemain, tout dépend donc d'une procédure interne qui tient sans réfléchir. La préparation de l'embauche elle même, du besoin à l'intégration, est traitée sur emplois et compétences.
Ce que FREEMAN RH PRO fait
- Une liste type d'obligations, complétée avec vous, avec la source et le déclencheur de chacune.
- Pour chacune : le délai annoncé par le texte, la pièce à produire, la personne qui en répond, l'endroit où la preuve est classée.
- Les lignes à faire confirmer par un professionnel compétent avant d'en tirer une conséquence, signalées comme telles.
- Le mode opératoire écrit, y compris pour les cas urgents, et la séance de prise en main avec les personnes concernées.
- Les obligations dont le dépôt relève d'un professionnel réglementé, identifiées comme telles, avec le circuit de transmission à mettre en place.
Point de vigilance
Une procédure ne remplace pas l'acte. Si personne ne signale une embauche, aucune déclaration ne partira. L'obligation reste la vôtre.
Le calendrier des échéances
Un exemple, l'échéance déclarative mensuelle
La déclaration sociale nominative se dépose chaque mois. L'échéance dépend de deux critères, et non du seul effectif. Le dépôt est dû le 5 du mois suivant la période d'emploi pour les employeurs dont l'effectif est d'au moins cinquante salariés et dont la paie est versée au cours du même mois que la période de travail. Dans tous les autres cas, le dépôt est dû le 15 du mois suivant. Lorsque la date tombe un jour férié ou non ouvré, elle est reportée au jour ouvrable suivant.
Repérer laquelle de ces deux règles doit être vérifiée pour votre situation fait partie du travail de cartographie. La réponse est à confirmer avec le professionnel qui dépose vos déclarations, d'autant que l'article qui fixe ces échéances a été modifié au 1er juillet 2026. Les références et leur date de consultation figurent sur la page sources et références.
Ce que FREEMAN RH PRO fait
- Une trame de calendrier annuel, à compléter et à tenir : échéance, déclencheur, personne responsable, pièce attendue.
- Le rétroplanning interne qui va avec : à quelle date les éléments doivent être réunis pour que l'échéance soit tenable.
- Les rappels et les points d'étape convenus avec vous, selon le format d'accompagnement retenu.
- La mise à jour de la trame quand une règle change, dans le cadre de la veille sociale et des modèles.
Ce calendrier est une trame de travail. Il ne vaut pas application certaine du droit à votre effectif ni à votre convention collective : les échéances qui vous sont propres restent à confirmer avec le professionnel qui dépose vos déclarations ou avec votre conseil.
Les évènements qui ne peuvent pas attendre
Certains évènements ont leur propre délai, plus court que l'échéance mensuelle. Ils supposent une procédure prête à l'avance : qui prévient qui, dans quel délai, avec quelle pièce. Nous l'écrivons avec vous, puis nous la testons sur des cas réels de votre entreprise.
Fins de contrat
Chaque fin de contrat ouvre une série de pièces et de délais. Nous construisons la liste de contrôle de sortie et les trames à compléter, que vous utilisez sous votre responsabilité. Ces trames sont décrites sur la veille sociale et les modèles.
Mutuelle et prévoyance : les pièces et les preuves
À l'entrée, le salarié est affilié à la complémentaire santé et à la prévoyance, ou dispensé sur justificatif valablement recueilli. À la sortie, il est radié et sa portabilité est traitée. Sur ce sujet, la mission porte sur la méthode et sur les preuves :
- La lecture de vos contrats collectifs et le relevé des points de vigilance qu'ils font apparaître, à faire confirmer par votre conseil ou par votre courtier.
- Le circuit d'affiliation et de radiation, étape par étape, avec les délais de vos contrats.
- La trame de recueil des dispenses et la règle d'archivage qui va avec.
- Les contrôles à faire sur les bordereaux et les appels de cotisation avant de les valider.
- Le point de jonction avec la paie : quelle information doit être reportée, par qui, à quel moment.
Les affiliations, les radiations et les paiements restent accomplis par vous ou par le professionnel que vous mandatez.
Une affiliation oubliée peut coûter deux fois : le salarié n'est pas couvert et l'exonération attachée au régime collectif peut être remise en cause.
Les contrôles internes et les retours d'organismes
Chaque dépôt génère des retours : comptes rendus métier, anomalies, demandes de régularisation. Encore faut il qu'ils soient lus. Nous installons le contrôle interne qui les prend en charge : qui les consulte, à quelle fréquence, ce qui déclenche une correction, qui est prévenu.
Quand une anomalie remonte, nous vous aidons à en comprendre la cause et à identifier la donnée d'entrée fautive. La correction et son dépôt sont ensuite accomplis par celui qui dépose vos déclarations.
Votre tableau de bord de conformité
Nous construisons un tableau unique : obligation, échéance, dernière date accomplie, pièce justificative, emplacement de la preuve, responsable. Vos équipes le tiennent. Aux points d'étape convenus, nous vérifions avec vous qu'il est à jour et nous relevons les cases vides.
C'est le document que vous sortez le jour d'un contrôle, et celui que vous montrez à votre expert comptable ou à votre avocat quand ils demandent où vous en êtes.
Ce qui reste chez vous
- Accomplir les déclarations, ou les faire accomplir par le professionnel que vous mandatez.
- Signaler les embauches avant la prise de poste, selon la procédure mise en place.
- Transmettre les arrêts de travail et les justificatifs dès réception.
- Payer les cotisations aux organismes, depuis vos comptes, aux échéances du calendrier.
- Tenir le tableau de bord et classer les preuves.
FREEMAN RH PRO cartographie, outille et alerte. L'obligation, l'acte et la responsabilité d'employeur restent les vôtres.
Ce que la mission ne couvre pas
- FREEMAN RH PRO ne dépose aucune déclaration sociale, ne remplit aucune déclaration sociale nominative et n'établit aucune déclaration préalable à l'embauche pour votre compte. Ces actes relèvent du périmètre de l'expertise comptable, ordonnance du 19 septembre 1945.
- FREEMAN RH PRO n'établit pas vos bulletins de paie. L'audit contrôle la cohérence de bulletins existants, à titre de diagnostic.
- FREEMAN RH PRO ne tient pas votre comptabilité générale et n'établit pas votre bilan, qui relèvent de votre expert comptable.
- FREEMAN RH PRO ne rend pas de consultation juridique, ne rédige pas d'acte juridique et ne vous représente ni en justice ni devant un organisme de contrôle. Ces activités relèvent des professions réglementées.
- FREEMAN RH PRO ne garantit pas votre conformité. Aucune prestation de conseil ne peut le faire, puisque la conformité dépend d'actes accomplis chaque jour par l'employeur.
- FREEMAN RH PRO ne recrute pas à votre place et ne met aucun personnel à votre disposition. Vous restez l'employeur de vos salariés.
Comment la mission se facture
La cartographie et le calendrier se traitent en mission ponctuelle, au forfait ou au temps passé, avec un livrable défini. Le suivi des échéances, la mise à jour et la disponibilité relèvent de l'accompagnement récurrent.
Forfait de cartographie : TODO_FREEMAN_TARIF_FORFAIT. Accompagnement mensuel : TODO_FREEMAN_TARIF_ABONNEMENT. Durée de préavis de l'accompagnement : un mois. Les prix sont indiqués hors taxes. Le détail figure sur la page tarifs.
Sachez où vous en êtes.
Décrivez nous votre effectif et votre activité. Nous vous disons ce que la cartographie couvrira, et ce qui restera à faire accomplir ailleurs.
Demander un devis
Appeler le TODO_FREEMAN_TELEPHONE
Questions fréquentes
FREEMAN RH PRO peut il déclarer à ma place auprès de l'Urssaf ?
Non. Établir et déposer les déclarations sociales pour le compte d'un client relève du périmètre de l'expertise comptable, ordonnance du 19 septembre 1945. FREEMAN RH PRO ne demande aucun mandat de déclaration et n'accède pas à vos comptes déclarants. La mission consiste à cartographier vos obligations, à construire le calendrier, à préparer les pièces et à outiller vos équipes.
Qui dépose alors mes déclarations ?
Vous, avec vos équipes internes, ou le professionnel que vous mandatez pour cela, par exemple votre expert comptable ou votre prestataire de paie. FREEMAN RH PRO travaille avec eux : la cartographie, le calendrier et les procédures leur servent directement.
Est ce que la mission garantit ma conformité ?
Non. Aucune prestation de conseil ne peut garantir la conformité d'une entreprise, parce qu'elle dépend d'actes quotidiens accomplis par l'employeur. La mission établit un état des lieux daté, une trame d'obligations à compléter, un calendrier et des contrôles internes. Elle n'applique pas le droit à votre cas : cela relève d'un professionnel compétent. L'obligation, elle, reste la vôtre.
Que devient le travail fourni si nous arrêtons la mission ?
Les livrables vous appartiennent : cartographie, calendrier, trames, procédures et tableau de bord. Ils restent utilisables sans FREEMAN RH PRO. Les modalités de restitution figurent aux conditions générales de prestation.
Les textes et les références sur lesquels cette page s'appuie sont réunis sur la page sources et références, avec leur date de consultation.